info@smilingfaces.nl 010 - 4659797
  • nl

Privacy Statement

 

Smiling Faces B.V. vindt de bescherming van persoonsgegevens van essentieel belang. Wij verwerken uw gegevens dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Met dit privacy statement informeren wij u over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

  1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens?

In dit privacy statement beschrijft Smiling Faces B.V. (hierna: ‘SF’ of ‘wij’) hoe zij als verwerkingsverantwoordelijke met uw persoonsgegevens omgaat.

  1. Wat is een persoonsgegeven?

Informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon is een persoonsgegeven. Of bepaalde informatie als een persoonsgegeven moet worden gekwalificeerd hangt er mede vanaf of SF beschikt over wettige middelen waarvan redelijkerwijs mag worden aangenomen dat zij deze inzet om een betrokkene te identificeren. Zo beschouwen wij uw BSN, V- nummer maar ook uw klantdossier van de Immigratie en naturalisatiedienst (hierna: ‘IND’) ook als een persoonsgegeven.

  1. Persoonsgegevens die wij verwerken

SF verwerkt persoonsgegevens over u omdat u gegevens zelf aan ons verstrekt bij het aangaan van een overeenkomst met ons, maar ook wanneer u gebruik maakt van onze diensten en ons daarmee gegevens verstrekt, dan wel ons in staat stelt gegevens vast te leggen over uw interesses en voorkeuren.

Aan ons verstrekte gegevens

SF kan persoonsgegevens over u verwerken, doordat u gebruik maakt van de diensten van ons, een overeenkomst met ons aangaat en/of omdat u deze zelf bij het invullen van een contactformulier op de website (www.smilingfaces.nl) aan ons verstrekt.

SF kan de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • uw naam en adres
  • uw contactgegevens (telefoonnummers, email adressen, skype adressen);
  • uw geslacht
  • uw geboortedatum
  • financiële gegevens (bankrekeninginformatie, offertes, facturen)
  • uw gezinssituatie
  • aanvullende informatie t.b.v. uw gezinssituatie (bijv. CIZ indicatie)

Daarnaast verwerkt SF in het kader van de IND, een overeenkomst met u of het verlenen van een dienst aan u, de volgende gegevens die als persoonsgegevens kunnen kwalificeren;

  • BSN nummer
  • Kopie paspoort
  • Werkgeversverklaring
  • Uittreksel Gemeentelijke Basis Administratie (hierna: ‘GBA’)
  • Verklaring afdracht loonheffing en premies
  • Loonstroken
  • Overige zaken t.b.v. verkrijgen MVV au pair bij zelfstandig ondernemerschap/ DGA

Gegevens  over uw gebruik van onze diensten

Als u gebruik maakt van de diensten van SF of anderszins contact hebt met ons, verwerken wij in het kader van onze dienstverlening  de volgende gegevens die als persoonsgegevens (kunnen) worden gezien:

  • Gegevens die betrekking hebben op uw randapparatuur, zoals een MAC-adres, IP-adres of ander nummer
  • Uw communicatievoorkeuren en instellingen
  • Gegevens die wij verbinden aan bepaalde patronen, zoals een status in het profiel dat wij over u opstellen aan de hand van uw zorgbehoefte (bijvoorbeeld de frequentie waarmee de zorg aangepast moet worden)
  • Klanttevredenheidsgegevens / Evaluaties over de afgenomen diensten
  1. Verwerking: grondslagen en gerechtvaardigde belangen

De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op basis van de volgende grondslagen uit artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming:

  1. Toestemming
  2. Uitvoering van een overeenkomst met u
  3. Wettelijke verplichting
  4. Vervulling van een taak van algemeen belang
  5. Gerechtvaardigd belang van SF of een derde

Gerechtvaardigde belangen zijn onder andere: marketing, reclame, beveiliging, (misdaad) preventie, IT-beheer, onderzoek en analyse naar eigen producten of diensten, bedrijfshuishouding, juridische zaken, intern beheer.

  1. Doeleinden waarom SF uw gegevens nodig heeft

SF verwerkt uw persoonsgegevens om telefonisch contact met u op te kunnen nemen als u daar om verzoekt, en/of om u schriftelijk (per e-mail en/of per post) te kunnen benaderen indien u telefonisch onverhoopt niet bereikt kunt worden.

Daarnaast kan SF uw persoonsgegevens gebruiken in het kader van het uitvoeren van een met u gesloten overeenkomst van opdracht, ofwel een

bemiddelingsovereenkomst, doorgaans bestaande uit bemiddeling au pair, visum en screening module au pair en administratie en registratie au pair.

  1. Delen met derden

SF deelt uw persoonsgegevens met derden in onder andere de volgende gevallen en met bijbehorende redenen. Het cijfer achter ieder doel correspondeert met de grondslag genoemd in artikel 4 van dit privacy statement:

  • Met gelieerde dienstverleners met als doel verkrijgen verblijfsvergunning au pair en MVV au pair (IND, GBA (grondslag 1,2)
  • Met servicepartners uit het netwerk van SF bv (grondslag 1, 2 of 5)
  • Als wij wettelijk verplicht of bevoegd zijn om persoonsgegevens aan derden te verstrekken (grondslag 3)
  • Als wij een vermoeden hebben van een schending van de rechten van derden, van strafbare feiten of van misbruik, kunnen wij persoonsgegevens verstrekken aan derden die daarbij een gerechtvaardigd belang hebben of aan instanties die het algemeen belang dienen. Dit kunnen ook handhavende autoriteiten zijn zoals het Openbaar Ministerie (grondslag 3,4 of 5)
  • SF kan uw gegevens ook delen met haar zusterbedrijven Zuster in Huis/ Global Care Capacity B.V. en Smiling Faces Private Services BV vanwege gerechtvaardigde bedrijfsbelangen, zoals het voeren van een centrale administratie of klantenservice en het analyseren van onze dienstverlening aan u (grondslag 5)
  • Met partijen die SF assisteren in haar dienstverlening en geen verwerker zijn (denk aan accountants en (juridische) adviseurs) (grondslag 5)
  • Voor bedrijfseconomische doeleinden (zoals de verkoop van bedrijfsactiviteiten of aandelen of een reorganisatie) (grondslag 5)

SF gebruikt ook diensten van derde partijen die fungeren als ‘verwerkers’ (bijvoorbeeld hosting-dienstverleners, automatiseringssystemen, onderzoeksbureaus) Deze dienstverleners zullen persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met de instructies en onder de controle van SF.

Als persoonsgegevens naar een ontvanger in het buitenland worden verzonden, gebeurt dit doorgaans alleen naar een ontvanger in een land dat volgens de Europese Commissie een voor persoonsgegevens passend beschermingsniveau biedt.

  1. Hoe lang wij uw gegevens bewaren

SF bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren, waarvoor uw gegevens worden verzameld. Uw gegevens worden niet langer dan een jaar bewaard indien er geen overeenkomst met u tot stand komt.

Indien er een overeenkomst tot stand is gekomen zijn wij wettelijk verplicht uw persoonsgegevens gedurende 7 jaar te bewaren. Als persoonsgegevens naar een ontvanger in een land worden verstuurt dat geen passend beschermingsniveau biedt, zal SF BV ervoor zorgen dat de wettelijke vereiste waarborgen worden genomen.

  1. In kaart brengen websitebezoek

Indien u onze websites, diensten, applicaties, communicatiediensten (zoals e-mail) en hulpmiddelen bezoekt of gebruikt, kunnen wij cookies, web beacons en andere soortgelijke technologieën voor het opslaan van informatie gebruiken met als doel advertentie-uitingen te personaliseren en u een betere, snellere en veiligere klantervaring te kunnen bieden. Als u geen cookies wenst kunt u die weigeren.

Verder worden op onze websites algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het IP-adres van uw computer en het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Zuster in Huis gebruikt deze informatie om de werking van de website te verbeteren. Deze gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt.

SF maakt gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken en hoe effectief de Adwords-advertenties van SF bij Google zoekresultaatpagina’s zijn.

De aldus verkregen informatie wordt, met inbegrip van het adres van uw computer (IP-adres), overgebracht naar en door google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Lees het privacy beleid van Google voor meer informatie. U treft ook het privacy beleid van Google Analytics hier aan.

Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de Website aan SF te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden.

Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. SF heeft hier geen invloed op.

SF heeft Google geen toestemming gegeven om via SF verkregen Analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.

  1. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar info@smilingfaces.nl. SF zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

  1. Beveiliging en bescherming van gegevens

SF neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De websites van SF maken gebruikt van een betrouwbaar SSL certificaat om te borgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van door SF verzamelde persoonsgegevens, neem dan contact met Smiling Faces B.V. op via info@smilingfaces.nl.

www.smilingfaces.nl is een website van Smiling Faces BV en is als volgt te bereiken:

  1. Contact

Voor vragen en/of opmerkingen m.b.t. dit privacy statement kunt u contact opnemen met: 

Post- en vestigingsadres:
Smiling Faces B.V.
Proveniersplein 16 A-1
3033 ECRotterdam

Inschrijvingsnummer handelsregister Kamer van Koophandel:
57427356

Telefoon:
0031+ (0)104659797

E-mail adres:
info@smilingfaces.nl

  1. Wijzigingen

De manier waarop wij persoonsgegevens verwerken en de samenstelling of hoeveelheid van gegevens die wij verwerken, kan wijzigen. Daarom behouden wij ons het recht voor dit privacy statement aan te passen. U wordt indien noodzakelijk, op de hoogte gebracht van een wijziging. Dit statement is voor het laatst herzien op 25 mei 2018.